| Avec la généralisation des technologies web et Internet, de nombreuses entreprises envisagent la dématérialisation
des flux documentaires, escomptant obtenir par cette démarche une diminution de leurs coûts de traitement de l'information et
une fluidification de leurs processus.
Les organisations engagées dans cette démarche ont à leur disposition deux méthodes pour réaliser la fonction
de dématérialisation:
- numériser et analyser les documents papier entrants pour permettre le traitement des flux dans le système d'information
- dématérialiser les documents à la source (ou dématérialiser de bout en bout) pour éviter à
l'entreprise d'avoir à traiter et à produire des documents papier
Ces deux méthodes ne sont pas exclusives l'une de l'autre et d'ailleurs, dans la pratique, l'on rencontre couramment des solutions
dans lesquelles les entreprises utilisent les deux méthodes de manière complémentaire.
Ainsi, les entreprises démarrent souvent les projets de dématérialisation par une phase de numérisation (de certaines
catégories) de documents, associée à la mise en place de workflows électroniques pour leur traitement. En général,
cette démarche présente, d'une part, l'avantage d'un déploiement relativement facile et, d'autre part, son impact sur
le système d'information en place est limité.
En dématérialisant les flux internes, de cette manière, l'organisation peut capturer une première partie des gains
économiques espérés d'une approche de projet de dématérialisation.
Il est clair qu'en adoptant la méthode de la dématérialisation par numérisation, l'organisation doit se préparer
à gérer, pendant un certain temps, des flux mixtes (papiers et électroniques). Ceci implique la coexistence de traitements
et d'infrastructures parallèles, donc un coût et un risque d'erreurs "d'aiguillage".
L'optimisation des processus passe par une dématérialisation de bout en bout des flux documentaires et par l'automatisation
des traitements. Cette démarche implique la mise en place d'un programme de conversion progressive des partenaires de l'entreprise
à la dématérialisation à la source.
Pour autant, la dématérialisation des documents commerciaux, et plus particulièrement celle des documents comptables,
comme la facture ou la commande, comporte certains risques juridiques, fiscaux et informatiques. Tout projet de dématérialisation
se doit de prendre en compte ces risques en définissant la politique de conformité aux textes juridiques, fiscaux, ainsi que
les besoins de conservation s’appliquant concrètement dans le contexte des opérations de l’organisation concernée.
Ainsi, l'archivage électronique doit être considéré avec soin, tant sur le fond que sur la forme.
Le choix d’une solution d’archivage électronique est un des fondements constitutifs important d’un projet de dématérialisation
des échanges interentreprises et plus généralement de la chaîne de valeur du e-business. En effet, l'écrit
électronique ayant, sous certaines conditions, la même valeur que le support papier au regard de la loi, la question de sa conservation
est stratégique.
Principal moteur de la dématérialisation en France, l'État profite de son poids pour accélérer la diffusion
des nouvelles méthodes de traitement qui élimineront à terme la circulation des flux papier entre l'administration et
les entreprises. La télédéclaration et le télépaiement de la TVA sont, par exemple, déjà
une obligation pour les entreprises réalisant plus de 15 millions d'euros de chiffre d'affaires. Une opportunité pour les banques
et d'autres institutions, comme la Poste, qui ont développé des offres pour aider les PME-PMI à intégrer ces technologies
et à s'adapter aux nouvelles procédures.
Le cas de la dématérialisation des factures fournisseur
L'exemple de la dématérialisation des factures est un "cas d'école" pour illustrer la problématique
de la dématérialisation des flux documentaires.
Le cycle de traitement des factures est généralement long et onéreux parce qu’il demande beaucoup d’interventions de
contrôle et de validation. Depuis déjà longtemps, il est démontré que la dématérialisation
est un moyen pour rendre le traitement plus efficace, et pour réduire le coût et la durée de ce traitement. Malgré
les avantages incontestables de cette approche, les compagnies ont pendant longtemps hésité à abandonner la facturation
papier traditionnelle, la principale raison invoquée étant le manque d’un cadre juridique clair réglementant la dématérialisation
des factures.
Or, le Conseil de l’Union Européenne a adopté, le 20 décembre 2001 une directive (2001/115/CE), qui permet aux compagnies,
dans le cadre des échanges nationaux, communautaires ou extra communautaires, de transmettre leurs factures par voie électronique.
Deux normes sécurisées sont autorisées: la signature électronique avancée (1) et l’échange de données
informatisées (EDI) (2). En même temps, la directive impose pour les factures électroniques des contraintes d’archivage
conforme et de restitution en ligne des factures archivées.
Ainsi, le cadre légal ayant évolué, après un démarrage timide dans les années 90, le passage à
la « facturation électronique » s'impose comme une question d'actualité pour les entreprises. La majorité
des projets de dématérialisation des factures comportent les deux phases décrites précédemment : dématérialisation
par numérisation et dématérialisation de bout en bout.
Par exemple, dans une phase de numérisation des factures entrantes, l’acheteur « numérise (scanner et outils LAD/RAD)
» les factures papier reçues, ce qui lui permet d’automatiser par la suite les traitements et le workflow de validation. En parallèle,
les factures papier d’origine doivent être conservées et archivées conformément à la loi car ce sont elles
qui auront valeur probante en cas de contentieux ou en cas de contrôle fiscal.
 La dématérialisation de bout en bout des factures (aussi connue sous l'appellation de dématérialisation fiscale)
permet de réaliser des économies supérieures à la numérisation papier. Dans cette approche, les factures
n’existent que sous forme électronique et le papier disparaît complètement du flux de traitement et du processus d’archivage.
Les échanges entre les partenaires commerciaux s'appuient sur les services d'une plate-forme de dématérialisation.
La plate-forme de dématérialisation reçoit en entrée les documents émis par des fournisseurs sous divers
formats, convertit ces formats en un format pivot (généralement XML) et restitue les documents à l’entreprise sous un
format qu’elle sait assimiler. Le format pivot fait référence pour les obligations légales. Les documents convertis dans
ce format sont confiés à une plate-forme d’archivage qui garantira leur intégrité.
La plupart des éditeurs de plates-formes de dématérialisation ont bien compris que, dans la réalité, les
projets de dématérialisation implémentaient le plus souvent, premièrement une solution de numérisation
et dans un deuxième temps, sur cette base, une solution de dématérialisation à la source. En conséquence,
beaucoup se sont alliés à des spécialistes de la capture des documents papier et de l'archivage électronique pour
couvrir tout le cycle de vie des documents. Pour les utilisateurs, ces alliances facilitent une migration en douceur vers le zéro papier.
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(1)Les factures sont créées au moyen d’une signature électronique certifiée par un prestataire de services de
certification et échangées par voie électronique, sous forme de fichier informatique non structuré.
2) Les solutions de type EDI fonctionnent par échange des données structurées d’ordinateur à ordinateur sous forme
de messages pré-agréés, par l'intermédiaire de réseaux de télécommunications.
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